De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de personen die een beroep doen op hem/haar of tot wie hij/zij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar rol als vertrouwenspersoon ter kennis komt.
Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de klager/klaagster of andere persoon/personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn, zoals in 3 omschreven.
Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken kan de Vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien:
alles is in het werk gesteld de toestemming van betrokken persoon te verkrijgen, en bovendien sprake is van één van de ondergenoemde situaties
de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding,
er is sprake van (verdenking van) een (ernstig) strafbaar feit,
er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen,
het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren,
de vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat de doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.
Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn/haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.
De vertrouwenspersoon brengt betrokkene op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen.
Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon betrokkene onverwijld naar een andere vertrouwenspersoon en/of andere instantie.