De wedstrijdsecretaris is verantwoordelijk voor de administratieve en praktische opvolging van alle competitiewedstrijden van de club. Hij/zij zorgt voor een vlotte afstemming met de federatie, de ploegen, managers, admins en betrokken vrijwilligers. De wedstrijdsecretaris werkt nauw samen met de Hockey Commissie en onze administratief secretaris om ervoor te zorgen dat elke wedstrijd correct geregistreerd, gepland en opgevolgd wordt.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

● Inschrijven van de ploegen voor de competities, drie keer per jaar: indoor en twee outdoorperiodes
● Opvolgen van de communicatie met de federatie, onder meer rond boetes, praktische informatie en updates voor de admins
● Nauw samenwerken met de Hockey Commissie en de administratief secretaris rond wedstrijdplanning, administratie en praktische opvolging
● Organiseren van een infomoment met de admins eind augustus of begin september
● Opvolgen van de wedstrijdbladen op vrijdag en tijdens het weekend
● Beheren en coördineren van matchverplaatsingen en uitgestelde wedstrijden
● Opvolgen van het scheidsrechtersexamen outdoor en indoor voor U14 tweedejaars
● Inschrijven van spelers voor het examen, opvolgen van de resultaten en coördineren met managers wanneer het examen niet tijdig behaald is
● Communiceren over nieuwe mogelijkheden om het scheidsrechtersexamen af te leggen
● Toekennen en opvolgen van rugnummers vanaf U14
● Beheren van afwijkingen en derogaties, drie keer per jaar
● Werken met de nodige tools, zoals Sportlink Club, Twizzit en Drillster

Vaardigheden en kwalificaties:

● Spreekt bij voorkeur Nederlands, Frans en Engels
● Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden
● Nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar in de opvolging van deadlines
● Vlot in communicatie met federatie, Hockey Commissie, administratief secretaris, admins, managers en clubverantwoordelijken
● Vertrouwd met digitale tools of bereid om ermee te leren werken, zoals Sportlink Club, Twizzit en Drillster
● Goed in plannen, opvolgen en snel schakelen wanneer wedstrijden verplaatst of aangepast moeten worden
● Een goede kennis van de hockeycompetitie en de werking van een sportclub is een pluspunt
● Een positieve ingesteldheid en zin om bij te dragen aan een vlotte clubwerking

De secretaris en lidmaatschapmanager is belast met het beheer van alle aspecten van het clublidmaatschap, inclusief werving, retentie en ledentevredenheid, en zorgt voor een gastvrije en inclusieve clubsfeer.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Het beheren van de algemene administratieve taken van de club
• Voorbereiden en documenteren van vergaderingen en de jaarlijkse algemene vergadering
• Ontwikkel en implementeer strategieën voor ledengroei en -behoud
• Beheer lidmaatschapsaanvragen, aanmeldingen en databases
• Organiseer activiteiten voor lidmaatschapsbetrokkenheid en feedbackmechanismen
• Gebruik interne en externe communicatie om de club en haar waarden te promoten

Vaardigheden en kwalificaties:

• Spreekt Vlaams, Frans en Engels
• Bij voorkeur ervaring in bedrijfsadministratie, klantenservice of lidmaatschapsfuncties
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Vaardigheid in het gebruik van software en tools voor lidmaatschapsbeheer
• Een passie voor sport en gemeenschapsopbouw

Houdt toezicht op de planning, organisatie en uitvoering van club evenementen en de werking van de clubbar, waardoor service van hoge kwaliteit en ledentevredenheid worden gegarandeerd.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Plan en coördineer clubhouse evenementen, van concept tot opruiming
• Beheer baractiviteiten, inclusief personeel, inventaris en naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften
• Ontwikkel club evenementen- en barpromoties om de betrokkenheid van leden en de omzet te vergroten
• Coördineren met vrijwilligers en externe leveranciers voor evenementendiensten en -benodigdheden

Vaardigheden en kwalificaties:

• Ervaring in evenementenmanagement, hospitality of aanverwante vakgebieden
• Sterk leiderschap en organisatorische vaardigheden
• Vermogen om meerdere taken te beheren en onder druk te werken
• Uitstekende klantenservice en communicatieve vaardigheden